【保存版】議事録を高速でまとめるために僕がやっていること、という話

仕事をしていて1時間から2時間の打ち合わせの議事録を一日に何本も書かないといけない時って、特に営業職だとありがちだ。1本の議事録を書くのに何時間もかけていては営業本来の仕事ができないはず。今日は僕が普段どんなに長い会議でも30分以内に議事録をまとめる技術についてご紹介したい。メモを取る技術については、今回あまり触れませんのであしからず（省略して文章を書くとか、図解をするとかそういう類のもの）。

僕はメモを取る時にポスト・イットを好んで使っている。ノートでもいいのだが、後に書く「文章のグルーピング化」が上手くいかず、後で文章をまとめ直す作業に時間がかかるのであまりお薦めしない。ポスト・イットを使うと得られるメリットとしては、「議事ごとに違うポスト・イットに書き込む」ことで自然に話をグルーピングできることだ。メモを取るのに忙しくても、議事が変わるごとに書き込むポスト・イットを変えることだけ意識していれば後で文章をまとめる作業をする必要がない。

それではポスト・イットを準備するところから順番にご紹介していこう。

STEP1.ポスト・イットを買う

お薦めはこの比較的大きいサイズのポスト・イットだ。

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ポスト・イットにたくさんに文字を書くのが目的ではないけれど、ある程度大きくないと細かい字で書く必要が出てしまうので、余裕がある方がいい。基本的には上のポスト・イットで十分だけど、資金に余裕があればこのサイズよりも大きいものを買っても良い。

STEP2.会議の前にわかっていることは記述しておく

会議の趣旨など、事前にわかっていることがあれば記述しておこう。もし既に会議の中で決定すべきことがあることがわかっていて、それについて列挙できるなら、「決定すべきこと」を1つ1つ別のポスト・イットに書いておこう。議事を「グルーピング」する上で重要な行為になる。

STEP3.ポスト・イットをフル活用して、議事を取ろう！

「議題が変わる」ごとに新しいポスト・イットを使おう。ポスト・イットを変えることによるメリットとして「話が前後しても」メモが取りやすいという点だ。議事1から議事2の話に移り、また議事1の話に戻った時は議事1のポスト・イットに文章を書けばいい。この辺りがノートでメモを取る時に問題になりやすいところだ。

ノートにざっくばらんに文章を書きすぎて、話の前後やまとまりの概念が失われ、会議が終わった後に「これって何の話だっけ？この話ってどの議題の時の話だっけ？」と思い出す時間が必要になる。最悪思い出せない。

ポスト・イットを細かい議事の単位で発行することで、話がころころ変わっても慌てずにメモを取ることができる。というか、人の話なんてのは適当なもので、順を追って全部話をしてくれることなんてないから、こういう工夫が必須だと僕は感じている。皆さんも昔工場見学とか行ったことがあればわかると思うんだけど、あれだけシステマチックに構築された製造工程を説明してくれるプロの案内人でさえも話を前後させて話をしてくれるじゃないですか。「あ、そうそう。いい忘れたんだけど...」このセリフにもう慌てることはない。

STEP4.ポスト・イットは会議の机に目立つように貼っていこう

議事が進む度にポスト・イットを机に貼っていこう。打ち合わせの相手に「こいつは議事録をきちんと取っているな」と思わせることができる。

さらに細かく議事を設定したポスト・イットを、さらにグルーピングして一つ一つの島を作っていこう。「このポスト・イット達は製造工程の話だな、これは現在の課題の話だな、この3枚は今後のアクションの話だな...」といった具合だ。そうすると、最終的に議事録をまとめる時に「話の関連性について考える」必要がない。この島に従って議事のまとまりを作り、時系列に従って文章を書いていくだけだ。

ね、簡単でしょ？明日からやってみよう。