名刺はデータよりもバインダで管理する方が便利なケースもある、という話

社会人になって営業職として働いて丸一年ぐらいになるのですが、名刺が1000枚以上手元にあって管理が大変です。最近では名刺を管理するためのソフトウェアを使って管理をし、名刺のデータ自体はすぐに検索が可能な状況になったのですが、このツールがなかなかうまく使いこなせません。

例えばA企業の山田さんに会いに行くとしましょう。その場合は「山田」と検索して必要な名刺の情報が得られば良いと考えてしまいがちですが、それだけじゃ足らないのです。山田さんの上司の鈴木さんのことを話題に出したいし、山田さんと同期で過去のプロジェクトで関わった吉野さんはお元気か聞きたいし、最近他部署に異動してしまって自社との繋がりが薄くなってしまった大田さんにご挨拶したいわけです。

名刺1枚の情報から様々な関連する情報を引っ張りだし、次の営業のネタにつなげていくためにはこういった地道な努力が必要なのですが、今使っているソフトウエアではそういった情報の紐付けが上手にできず習慣化できないので困っています。（頑張れば可能ですが、自分でソフトウエアを使うルールを設定し、適切に運用をしていく必要が出てしまいます）

最近では手元にバインダを用意して、紙の名刺を持ち歩くようにしました。企業や部署の単位で名刺をバインダに閉じて、情報の関連性が強いものをなるべく近くに配置するなどの工夫をしたり、名刺に知っていることを有りったけ書き込むことで、一目で様々な情報を思い出せるようにしています。

もちろん1000枚の名刺を持ち歩くわけにはいかないので、直近の取引があったりこれから仕事になりそうな企業の名刺だけの管理になってしまいますが、毎朝パラパラとバインダを開くだけで「次はどのお客様に対して何をしなければいけないか」「最近この人と面識が薄れてしまっているから会おう」とか、そういったことが考えられるようになったので、非常にメリットがあると思います。

スマートフォンなどの名刺管理のアプリは検索性に非常に優れていますが、「情報を俯瞰する」というテーマではまだまだ難しい所も多いように感じます。まあ、何でもかんでも電子化すれば良いというわけではなく、使いドコロによっては今でも紙や現物を用いた情報の管理が有効な例なのではないでしょうか。